Personvernerklæring

Freysta Portal drives av Freysta AS, Øvre Holen 24B, 5163 Laksevåg. Organisasjonsnummer: 929 913 477 MVA. E-post: post@freysta.com.

Freysta er behandlingsansvarlig for egen kontoadministrasjon, drift, sikkerhet og brukerstøtte. Kundene, blant annet kommuner og Lister Næringsforening, er behandlingsansvarlige for sin egen dialog med medlemmene og saksbehandling. Freysta er databehandler for dette arbeidet, etter databehandleravtale.

Portalen brukes av medlemmer som utforsker arbeid og steder å bo, arbeidsgivere, kommuner, kundeorganisasjoner og administratorer. Tilgangen avhenger av rolle, tilknytning og hvilken portal eller kontekst brukeren arbeider i.

Når du har fullført innmeldingen hos en kunde, er profilen din synlig for kundens rådgivere og for de samarbeidende arbeidsgiverne som har tilgang til Portalen hos den kunden. De ser blant annet navn, alder, nasjonalitet, yrker, utdanning og arbeidserfaring. Du kan ikke skjule profilen, men du kan slette den. Andre medlemmer ser ingenting om deg.

I Region Lister betyr det losene, kommunene og bedriftene som samarbeider med Region Lister.

Arbeidsgivere kan også se familiesituasjonen din, opplysninger i partnerprofilen din og opplysninger om barn som flytter med, inkludert barnas fødselsår og beregnet alder.

Kontoen inneholder navn, e-postadresse, innloggingsidentifikator og kontostatus. En person kan ha egne kontekstprofiler, for eksempel i Region Lister. Profilen kan inneholde husstand og barn, fødselsår, yrker, utdanning, arbeidserfaring, språkkunnskaper, beskrivelse, bygdeinteresser og andre frivillige ønsker.

Vi lagrer dokumenter du laster opp, blant annet CV, vedlegg og profilbilde. Meldinger, deltakere, lesestatus og vedlegg lagres for dialog med kommuner, loser og arbeidsgivere. Ferd kan inneholde saksopplysninger, oppgaver, notater, journal og dokumenter.

Arbeidsgivere kan lagre favoritter og kandidatlister for egen virksomhet og kontekst. Besøksgrunnlaget til den enkelte arbeidsgiverbrukeren brukes til å vise hvilke aktuelle kandidater som er nye siden sist.

Varslingsinnstillinger, leveringsstatus og tekniske identifikatorer brukes til varsler. Innlogging med lenke på e-post bruker tidsbegrensede innloggingstokener og økter. Vi behandler også begrensede aktivitetsdata, bruksstatistikk og drifts-, sikkerhets- og revisjonslogger.

Vi lagrer tidspunktet for din siste vellykkede innlogging på kontoen, på tvers av portaler, for å kunne følge opp kontoer som ikke brukes. Dette er ett tidspunkt, ikke en innloggingshistorikk, og inneholder ikke IP-adresse eller enhetsinformasjon. Brukerstøttens impersonering oppdaterer ikke tidspunktet.

Du kan opprette en profil for partneren din. Det krever at du bekrefter at partneren har samtykket. Om barn lagrer vi bare at du flytter sammen med et barn, og hvilket år barnet er født.

Opplysningene brukes til konto og profil, kommunikasjon, varsler og forslag til jobber og steder. Forslagene bygger på ønskene du har registrert og opplysninger om jobbene og stedene. De er veiledende og er ikke automatiserte avgjørelser med rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning.

Kundene bruker Portalen til egen dialog og eventuell saksbehandling. Drifts- og sikkerhetsdata brukes til å beskytte tjenesten, rette feil og gi brukerstøtte.

Ved nødvendig brukerstøtte kan en administrator arbeide som brukeren, også kalt impersonering. Administratorens identitet, kontoen det gjelder og handlingen loggføres. Dette regnes ikke som brukerens ordinære aktivitet og markerer ikke arbeidsgiverens kandidater som sett.

Vi behandler nødvendige opplysninger for å levere den avtalte tjenesten. Drift, sikkerhet, forebygging av misbruk og nødvendig brukerstøtte kan bygge på berettiget interesse, etter en avveining mot personvernet ditt. Opplysninger kan også behandles eller beholdes for å oppfylle lovpålagte plikter.

Der behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Kundene har ansvar for behandlingsgrunnlaget for egen dialog og saksbehandling.

Hetzner leverer servere og lagring, inkludert kryptert ekstern backup i Hetzner Storage Box. Clerk leverer innlogging og identitetshåndtering. Google leverer e-postutsending av systemmeldinger og varsler.

Azure Translator og Apertium brukes til oversettelse av offentlig innhold. Tjenestene skal ikke brukes til oversettelse av personprofiler, private meldinger eller opplastede dokumenter. OpenAI brukes ikke som reserve i oversettelsestjenesten.

Underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, gjør det etter avtale og instrukser. Videoavspilling hos YouTube og Vimeo er omtalt nedenfor.

Noen underleverandører kan behandle opplysninger utenfor EØS. Ved slike overføringer skal et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige garantier være på plass, for eksempel EUs standard personvernbestemmelser eller annet gyldig grunnlag.

Portalen bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging og økter. Øktinformasjonen er signert og beskyttet med blant annet HttpOnly, SameSite og sikker overføring over HTTPS. Den brukes ikke til sporing på tvers av nettsteder.

Bedriftssider kan ha videoer fra YouTube og Vimeo. Avspilleren og forhåndsvisning fra videoleverandøren lastes først når du trykker på avspilling. YouTube bruker youtube-nocookie.com, og Vimeo bruker personvernvalget sitt. Etter klikket får leverandøren tekniske opplysninger som IP-adressen din og behandler dem etter sin egen personvernerklæring.

Opplysninger beholdes så lenge formålet krever det. Bruksstatistikk lagres i 13 måneder. I dagens bruksrapport beholdes brukeridentifikatorer like lenge for å telle forskjellige personer på tvers av dager, måneder og valgte perioder. Rapporten viser summer til brukere med tilgang, ikke en offentlig liste over personer. Det separate, eldre registeret over hvem som allerede er telt en bestemt dag, er et midlertidig tellegrunnlag. Rader eldre enn i går slettes daglig etter at summen er registrert. Registrene brukes ikke som nettleserhistorikk.

Når kunders brukere, som loser og kommuneansatte, eller arbeidsgiverbrukere slutter, deaktiveres kontoen. De kan ikke bruke Portalen videre. Navnet beholdes knyttet til tidligere meldinger og handlinger. Profilbilde, telefonnummer og varslingsinnstillinger slettes ved deaktivering.

Besøksgrunnlag og register over sette kandidater slettes når arbeidsgiverbrukeren mister tilgang til virksomheten. Kunden fastsetter lagringstid for egen dialog og saksbehandling, inkludert eventuelle lovpålagte arkivplikter. Backup slettes gjennom sin egen lagringssyklus og brukes ikke som aktive profiler.

Administrative revisjonslogger, tilgangsendringer og logg over impersonering ved brukerstøtte lagres i 12 måneder. Den særskilte kontekstloggen for kontroll av kontekstmodellen følger sin egen lagringsfrist. Ordinære tekniske feil-, tilgangs- og leveringslogger for e-post lagres i opptil 30 dager. Disse fristene gjelder ikke kundens saks- og journalhistorikk. Opplysninger som må bevares ved en dokumentert hendelse eller rettslig plikt, krever en egen, begrunnet beslutning om bevaring.

Har en konto ikke vært i bruk på 24 måneder, sender vi en e-post om at profilen slettes hvis du ikke logger inn innen 30 dager. Logger du ikke inn, slettes kontoen.

Samtaler beholdes når en los eller rådgiver slutter. En ny rådgiver må få riktig tilgang til boområdet eller innboksen og til de eksisterende samtalene; historikken flyttes ikke automatisk bare fordi en ny konto opprettes.

Oppfølging av inaktive medlemskontoer gjøres manuelt. Hvis innloggingshistorikken er ufullstendig, slettes ikke kontoen på grunnlag av antatt inaktivitet.

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning, protestere mot behandling basert på berettiget interesse og be om dataportabilitet, når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt. Send forespørselen til post@freysta.com. For kundens dialog og saksbehandling kan du også kontakte den aktuelle kunden.

Du kan klage til Datatilsynet. Noen opplysninger kan ikke slettes når lovpålagte plikter eller andres rettigheter krever at de beholdes.

Vi bruker rollebasert tilgang, kontekstavgrensning, radbasert databasekontroll, sikker innlogging, krypterte forbindelser og logging av administrative handlinger. Medarbeidere får bare tilgang når det er nødvendig for rollen og oppgaven. Backup lagres kryptert i Hetzner Storage Box.

Freysta selger ikke personopplysninger. Medlemmer kommuniserer med kommuner, loser og arbeidsgivere gjennom de avtalte dialogløpene, ikke gjennom en generell meldingsfunksjon mellom medlemmer.

Erklæringen oppdateres når tjenesten eller regelverket endres. Ved vesentlige endringer kan du få beskjed i Portalen eller på e-post. Kundens dokument ved innmelding viser til denne felles erklæringen.

Freysta AS, Øvre Holen 24B, 5163 Laksevåg. E-post: post@freysta.com. Organisasjonsnummer: 929 913 477 MVA.